Mit dem 2018 gestarteten Projekt „Ascend“ plante die UCLA, ihre teilweise noch aus den 1980er-Jahren stammenden, mainframebasierten Finanzanwendungen abzulösen. An ihre Stelle sollte eine integrierte ERP-Plattform auf Basis von Oracle Cloud Applications treten. Ziel war es, zentrale Finanz-, Haushalts- und Forschungsverwaltungsprozesse zu modernisieren und die zahlreichen angebundenen Anwendungen an die neue Plattform anzupassen.
Probleme bei Integration, Projektsteuerung und Softwarefunktionalität
Der ursprünglich für Juli 2020 vorgesehene Produktivstart ließ sich nicht halten. Wie aus einem offiziellen Sitzungsprotokoll des University of California Board of Regents vom März 2022 hervorgeht, waren bereits Ende 2019 erhebliche Schwierigkeiten bekannt. Notwendige Integrationsarbeiten waren nicht abgeschlossen, akademische Fachbereiche waren im Lenkungsausschuss nicht vertreten und es bestanden Bedenken hinsichtlich des Change Managements. Die Projektverantwortlichen hielten das Risiko einer Einführung zum geplanten Zeitpunkt für zu hoch.
Eine später von KPMG durchgeführte Projektprüfung identifizierte weitere Schwachstellen. Demnach fehlten ausreichend fest eingeplante interne und externe Fachkräfte. Zudem mussten der Projektumfang, die zu modernisierenden Geschäftsprozesse und die Auswirkungen auf bestehende Schnittstellen und Anwender genauer untersucht werden. Auch die Entscheidungsstrukturen und Zuständigkeiten sollten verbessert werden. Den damals vorgesehenen Einführungstermin im Juni 2023 bewertete KPMG als nicht realistisch.
Hinzu kamen technische und funktionale Fragen. Laut Sitzungsprotokoll entwickelte Oracle zu diesem Zeitpunkt noch ein benötigtes Buchhaltungsmodul. Besondere Bedenken bestanden hinsichtlich der Verwaltung von Forschungsaufträgen und Fördermitteln, die für die Finanzierung und Rechnungslegung der Universität von zentraler Bedeutung sind.
Die UCLA setzte das Vorhaben unter dem Namen „Ascend 2.0“ fort und wechselte im Projektverlauf auch den Implementierungspartner. Im Januar 2024 ging mit „BruinBuy Plus“ immerhin ein Beschaffungsmodul produktiv. Die Einführung des zentralen Finanzsystems wurde dagegen im August 2024 ausgesetzt.
Ein offizieller IT-Projektbericht aus dem Jahr 2025 dokumentierte weiterhin Schwierigkeiten. Dazu gehörte unter anderem eine aus Sicht der Projektleitung unzureichende Reaktionsbereitschaft von Oracle, insbesondere bei Lizenzkosten und Support. Die Universität prüfte inzwischen, ob sie mit dem bisherigen Anbieter fortfahren oder Alternativen untersuchen sollte.
Projektkosten deutlich über der ursprünglichen Planung
Auch finanziell entwickelte sich Ascend zu einer Belastung. Das ursprüngliche Projektbudget lag bei rund 120 Millionen US-Dollar. Nach Recherchen der Universitätszeitung Daily Bruin wurden die voraussichtlichen Gesamtkosten zwischenzeitlich auf rund 286 Millionen Dollar geschätzt. Im Februar 2026 bezifferte der damalige UCLA-Finanzchef Stephen Agostini die tatsächlich angefallenen Projektkosten gegenüber der Zeitung auf rund 150 Millionen Dollar.
Einigung nach Streit über die Oracle-Verträge
Im Juni 2025 teilte die UCLA Oracle mit, dass sie das Ascend-Projekt und die entsprechenden ERP-Cloud-Dienste beenden wolle. Nach Darstellung der Universität erfüllte die Software wesentliche vertraglich zugesicherte Anforderungen nicht. Insbesondere beanstandete sie Defizite bei der Verwaltung von Forschungsfördermitteln und machte daraus resultierende Kosten und Verzögerungen geltend.
Wie das IT-Branchenblatt The Register jüngst berichtete, haben beide Parteien den Streit inzwischen außergerichtlich beigelegt. Die UCLA zahlt demnach noch 350.000 US-Dollar aus ursprünglich 1,66 Millionen Dollar offenen Rechnungen. Oracle verzichtet auf die verbleibenden 1,31 Millionen Dollar und gewährt zusätzlich Gutschriften im Wert von 3,1 Millionen Dollar auf künftige Oracle-Gebühren. Diese sind bis Ende Mai 2028 befristet.
Mit der Vereinbarung verzichten beide Seiten auf weitere Schadenersatzforderungen im Zusammenhang mit dem Vertragsstreit. Eine rechtliche Verantwortung erkennt keine der Parteien an.
Die Einigung bedeutet allerdings nicht, dass die Modernisierung der UCLA-Finanzsysteme abgeschlossen ist. Gegenüber The Register hatte die Universität im Mai erklärt, weiterhin nach dem geeignetsten Weg für die Modernisierung zu suchen. Ob und in welchem Umfang Oracle dabei künftig eine Rolle spielen wird, bleibt offen.
Der Fall zeigt, wie sich technische, organisatorische und vertragliche Schwierigkeiten bei einem groß angelegten Modernisierungsvorhaben über Jahre überlagern können. Bereits lange vor dem späteren Konflikt mit Oracle waren erhebliche Defizite bei Integration, Ressourcenplanung und Projektsteuerung dokumentiert worden. Die Universität machte darüber hinaus funktionale Mängel der Cloud-Software geltend. Welchen Anteil die einzelnen Faktoren letztlich am Scheitern der ursprünglichen Planung hatten, lässt sich aus den öffentlich zugänglichen Unterlagen nicht abschließend bestimmen. (td)
Luftaufnahme des Campus der University of California, Los Angeles (UCLA). Die 1919 gegründete staatliche Forschungsuniversität gehört zu den renommiertesten öffentlichen Hochschulen der USA. Im Studienjahr 2025/2026 zählte sie rund 49.000 Studierende und war damit der größte der zehn Standorte des University-of-California-Verbunds.
